Instituții · Apostilă
Apostila: trei autorități diferite, și un caz în care nu-ți trebuie
Pe scurt
Nu e un singur ghișeu, sunt trei: instituția prefectului pentru actele administrative, camerele notarilor publici pentru copii legalizate și traduceri, tribunalele pentru actele care vin de la o instanță. Și mai important: pentru documentele care merg într-un stat din Uniunea Europeană, Regulamentul (UE) 2016/1191 elimină cerința apostilei pentru unsprezece categorii — inclusiv pentru absența cazierului judiciar —, iar în locul ei ceri un formular standard multilingv. Fișa oficială trece taxa: gratuit.
„Apostila” nu e un ghișeu. Sunt trei
Aici se pierde cel mai mult timp, și nu din vina omului: nimeni nu spune, în căutare, că întrebarea „unde pun apostila” are trei răspunsuri. Instituția o scrie clar, dar pe o pagină pe care ajungi doar dacă știi deja ce cauți:
„În România sunt trei autorități care emit apostila, potrivit domeniului de competență, respectiv: Tribunalele, Camerele Notarilor Publici, Instituțiile Prefectului.”
| Cine emite | Pentru ce acte | Unde te duci |
|---|---|---|
| Instituția Prefectului | acte oficiale administrative — certificate de stare civilă, cazier judiciar și fiscal, acte de studii, adeverințe de vechime, acte medicale, decizii de pensionare | prefectura competentă, după criteriile afișate de fiecare |
| Camerele Notarilor Publici | copii legalizate și traduceri ale actelor administrative | camera notarilor publici |
| Tribunalele | acte care emană de la o instanță sau de la un funcționar al unei jurisdicții — inclusiv mențiuni de înregistrare, dată certă și legalizări de semnătură pe înscrisuri sub semnătură privată | tribunalul competent |
Lista site-urilor instituțiilor prefectului: prefectura.mai.gov.ro. Criteriul de competență teritorială e afișat de fiecare instituție în parte.
Pentru UE, de multe ori nu-ți trebuie deloc
E partea care scutește un drum întreg, și e cea mai puțin cunoscută. Regulamentul (UE) 2016/1191, spune Portalul european e-Justice, „elimină cerința privind apostila și simplifică formalitățile în ceea ce privește copiile și traducerile certificate”, pentru o listă de documente oficiale schimbate între statele membre.
În locul apostilei ceri, de la instituția care emite actul, un formular standard multilingv — un ajutor de traducere, atașat actului original. Sunt unsprezece categorii:
- naștere
- viață
- deces
- căsătorie
- capacitatea de căsătorie
- starea civilă
- parteneriat înregistrat
- capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat
- statutul de parteneriat înregistrat
- domiciliul și/sau reședința
- absența cazierului judiciar în statul membru al cărui cetățean este persoana
Ultima de pe listă merită subliniată: absența cazierului judiciar. Adică exact documentul pe care oamenii îl apostilează cel mai des pentru angajare în altă țară din UE. Cum obții cazierul judiciar și de ce e gratuit.
Corolarul, verificat pe lista unei instituții a prefectului: extrasele multilingve ale datelor de stare civilă sunt pe lista actelor care NU se apostilează. Documentul care înlocuiește apostila nu are nevoie de apostilă — logic, dar nicăieri spus așa. Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor publică formularele pentru naștere, căsătorie și deces în 23 de limbi.
Ce nu se apostilează la prefectură, și ce se face în loc
Lista de mai jos e cea publicată de o instituție a prefectului. Fiecare rând e, de fapt, un drum evitat:
| Actul | Ce se face în loc |
|---|---|
| Acte pentru state care nu sunt parte la Convenția Apostilă | supralegalizare, prin Ministerul Justiției și Ministerul Afacerilor Externe |
| Copii și traduceri după acte administrative | se legalizează, iar apostila o dă camera notarilor publici |
| Acte de la instanțe, parchet, grefă sau executor judecătoresc | apostila o dau tribunalele |
| Acte sub semnătură privată | se legalizează întâi |
| Acte de identitate și pașapoarte | nu se apostilează |
| Livrete de familie | nu se apostilează |
| Extrase multilingve ale datelor de stare civilă | nu se apostilează — sunt recunoscute ca atare |
| Acte eliberate de ambasadele și consulatele României | sunt scutite de legalizare, prin Convenția de la Londra (Legea nr. 114/2011) |
Instituția însăși notează că lista „are caracter orientativ” și e întocmită după legislația de la data alcătuirii ei.
Viza dinainte: motivul cel mai frecvent de întoarcere
Chiar și când ai nimerit autoritatea potrivită, actul poate avea nevoie de o viză prealabilă de la instituția coordonatoare. Sunt cinci situații frecvente:
| Tipul actului | Viza cerută înainte |
|---|---|
| Acte de studii superioare | viza CNRED |
| Acte de studii preuniversitare | viza inspectoratului școlar |
| Acte cu caracter medical | viza direcției de sănătate publică |
| Acte de la furnizori de formare profesională | viza comisiei de autorizare a furnizorilor de formare profesională a adulților |
| Certificate de botez, cununie, sentințe de divorț bisericesc | viza autorității superioare — episcopie, arhiepiscopie, mitropolie |
Cea mai des ratată e prima: actele de studii superioare se pot apostila doar dacă sunt vizate de CNRED. Vizarea se poate face și online, caz în care CNRED emite viza semnată electronic.
Online, dar numai dacă actul e născut electronic
Serviciul electronic funcționează din octombrie 2023, pe platforma M.A.I. Regula care decide dacă îl poți folosi e una singură, și ține de natura actului, nu de preferința ta: apostila se emite în formatul în care a fost emis actul — letric pentru actele pe hârtie semnate olograf, digital pentru cele electronice semnate digital.
Deci un act pe hârtie, oricât de bine l-ai scana, nu intră pe fluxul online. Pentru actele electronice, în schimb, instituția publică un timp mediu de 2 ore și un maxim de 8 ore, iar documentul vine pe e-mail sau se descarcă din cont, „de regulă în aceeași zi”. Autenticitatea unei apostile emise de prefecturi se verifică tot pe platformă.
Dimensiunea serviciului, publicată de instituție: aproximativ 70.000 de apostile eliberate anual.
Dacă țara nu e în Convenție: supralegalizare
Apostila funcționează doar între statele părți la Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961. Pentru celelalte state, dacă nu există un tratat între România și statul respectiv, actul trece prin supralegalizare — o procedură diferită, cu alte instituții: Ministerul Justiției și Ministerul Afacerilor Externe.
Temeiul apostilei în România e O.G. nr. 66/1999, ratificată prin Legea nr. 52/2000, cu Instrucțiunile M.A.I. nr. 82/2010 pentru organizarea activității.
Cum am verificat această pagină
Toate afirmațiile de mai sus sunt verificate la 16 septembrie 2026, la sursă primară. Împărțirea pe cele trei autorități, temeiul legal (O.G. nr. 66/1999, Legea nr. 52/2000, Instrucțiunile M.A.I. nr. 82/2010), regula formatului, timpii de livrare, gratuitatea și volumul anual sunt citite de pe fișa oficială a serviciului de pe Hub-ul de servicii al M.A.I., actualizată de instituție la 16 martie 2026; pasajul despre cele trei autorități e citat verbatim. Lista actelor care nu se apostilează și trimiterile către notari, tribunale și supralegalizare sunt citite de pe pagina „Acte apostilate” a unei instituții a prefectului, care o publică integral — inclusiv mențiunea instituției că lista are caracter orientativ. Efectul Regulamentului (UE) 2016/1191 și lista celor unsprezece formulare standard multilingve sunt citite de pe Portalul european e-Justice, iar formularele publicate în 23 de limbi, de pe pagina Direcției Generale pentru Evidența Persoanelor. Nu publicăm niciun tarif propriu: reproducem rubrica „Taxe” a fișei oficiale, cu data ei, și nu preluăm sume de pe site-urile care le afișează.
Sursele: fișa serviciului, Hub M.A.I. · acte apostilate, Instituția Prefectului · documente publice, Portalul e-Justice · formulare multilingve, DGEP
Întrebări frecvente
Unde se pune apostila?
Depinde de act, și de aici vine drumul degeaba. Sunt trei autorități diferite: instituția prefectului pentru actele administrative, camerele notarilor publici pentru copii legalizate și traduceri, tribunalele pentru actele care vin de la o instanță. Formularea e a instituției, nu a noastră.
Am nevoie de apostilă pentru un act care merge într-o țară din UE?
De multe ori, nu. Regulamentul (UE) 2016/1191 elimină cerința apostilei pentru o listă de documente oficiale între statele membre — unsprezece categorii, printre care nașterea, căsătoria, decesul, domiciliul și absența cazierului judiciar. În locul apostilei ceri, la instituția care emite actul, un formular standard multilingv, care servește ca ajutor de traducere.
Cât costă și cât durează?
Fișa oficială a serviciului, publicată de M.A.I. pentru apostila emisă de instituțiile prefectului, trece la rubrica Taxe „Gratuit”. Timpul mediu publicat este de 2 ore, iar cel maxim de 8 ore — cu mențiunea instituției că verificările suplimentare la emitentul actului pot dura câteva zile. Toate taxele pentru acte.
Se poate online?
Da, din octombrie 2023, dar doar pentru actele emise în format electronic și semnate digital. Motivul e simplu: apostila se emite în formatul actului — letric pentru acte pe hârtie semnate olograf, digital pentru cele electronice. Un act pe hârtie scanat nu intră pe fluxul online. Autenticitatea unei apostile emise de prefecturi se poate verifica tot pe platformă.
Dacă țara de destinație nu e în Convenția de la Haga?
Atunci nu e apostilă, ci supralegalizare — altă procedură, alte instituții: Ministerul Justiției și Ministerul Afacerilor Externe. Prefectura nu eliberează apostilă pentru state care nu sunt parte la Convenție.
Ciobanu Dan-Ionuț
Editor coordonator · PunctContact
Cu 22 de ani de experiență în web development, business și implementarea de soluții personalizate pentru IMM-uri. Scrie despre digitalizare operațională, automatizări scalabile și strategii tehnologice. Este CEO și fondator al Zarina CRM și verifică personal fișele publicate pe PunctContact.